|
NTU Fan Club
บทความของ ผศ.ดร.กฤษฎา ตันเปาว์
23. สื่อสารงานกันไม่เข้าใจ เพราะอะไร  การสื่อสารสำคัญยิ่งต่อ กระบวนการบริหารงาน (Management Function) ได้แก่ - การสื่อสารในการวางแผน (Planning) - การสื่อสารเพื่อจัดผังโครงสร้างองค์กร (Organizing) - การสื่อสารเพื่อสั่งงาน (Directing) - การสื่อสารในการควบคุมงาน (Controlling) ให้เป็นไปอย่างดี มีประสิทธิภาพ ก็ต้องมีการสื่อสารที่เหมาะสม และไม่ว่าจะเป็นการสื่อสาร จากบนลงล่าง (Top-down Communications) ที่เหมาะสำหรับ การให้นโยบาย การแจ้งกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ การแนะนำ การสอนงาน และการให้กรอบการทำงานต่อ หรือ การสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Bottom-up Communications) ที่เน้นเป็นการสื่อสารย้อนกลับให้แก่ผู้บังคับบัญชา/ หัวหน้า ในการรายงานผล เพื่อตัดสินใจ เพื่อขอการสนับสนุน แจ้งประเด็นปัญหา/ อุปสรรค ขอการสอนงาน ขอการตัดสินใจ หรือข้อชี้แนะเพิ่มเติม หรือการสื่อสารแบบขวางส่วนงาน (Horizontal Communications) ที่อาจเป็นระดับเท่ากัน หรือ แบบเฉียง (Diagonal Communications) ที่อาจไม่เป็นทางการก็ดี มีข้อควรระวังใน "การสื่อสาร ที่ไม่เข้าใจกัน อุปสรรคของการสื่อสาร 7 ประการ (Barriers within Communication)" ดังนี้ 1) ความแตกต่างระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสาร ความต่างพื้นฐานของคน ที่ทำให้ไม่เข้าใจ เช่น เพศ อายุ ช่วง Gen ระดับการศึกษา บุคลิกภาพ ทัศนคติ ค่านิยม แนวคิด วัฒนธรรม จำนวนประสบการณ์งาน เป็นต้น 2) การเตรียมการสื่อสารไม่ดีพอ ได้แก่ ความไม่รอบคอบของ ข้อมูล ช่องทางการสื่อสาร รูปแบบการนำเสนอ เอกสาร เป็นต้น ที่ไม่พร้อมกับการสื่อสารที่สมบูรณ์ชัดเจนพอ 3) การส่งต่อของการสื่อสารที่ยาว การสื่อสารที่ผ่านหลาย ๆ บุคคลกว่าจะถึงคนสุดท้าย มีหลายชั้น/ ลำดับ/ ตำแหน่งงาน ยิ่งมากคน หลายต่อ ก็ทำให้ข้อมูลไม่ครบหรือบิดเบือนเพี้ยนไปได้ 4) ข้อมูลข่าวสารที่มากเกินไปหรือน้อยเกินไป การสื่อสารใด ๆ ที่ดี ควรมีตามจำเป็นและพอเหมาะ ถ้ามากเกินไปก็จะจำได้ไม่หมดหรือเข้าใจไม่หมด อีกทั้งอาจให้น้ำหนักน้อยลงไปในบางประเด็นที่อาจสำคัญ หรือน้อยมาก จนไม่ได้ใจความในการนำไปปฏิบัติหรือต่อยอดของงานได้ดีพอ 5) ความไม่ไว้วางใจ ความกลัว การเอนเอียงที่มีต่อข้อมูล บางครั้งคนเรา ไม่เชื่อใจ ขาดความเชื่อถือจากผู้ให้ข้อมูล ทั้งที่เป็นอคติ หรือ ไม่แน่ใจตัวสื่อของข้อมูล ก็จะตีค่าไปตามที่ใจมีตัวตั้งไว้ก่อนแล้ว 6) ระยะเวลาที่ได้รับข้อมูลไม่เหมาะสม บางเวลา ที่ผู้รับไม่พร้อม เวลาไม่ได้ หรือมีเวลาให้ไม่พอ แต่ได้ข้อมูลด้วยความเร่งรีบ หรือ ผู้รับไม่พร้อมด้วยสุขภาพ เช่น ไม่สบาย กำลังติดเรื่องอื่น สถานะไม่พร้อมรับรู้ หรือ ไม่มีสมาธิ ง่วงนอน เป็นต้น 7) โครงสร้างองค์กรไม่เอื้ออำนวย บ่อยครั้งองค์กรมีโครงสร้างที่รวมอำนาจมากเกินไป ไม่เปิดโอกาสให้บุคลากรระดับต่าง ๆ สื่อสารกันเองได้อย่างเหมาะสม หรือ กระจายอำนาจจนกลายเป็นเปิดกว้างให้ใคร ระดับใด ก็สื่อสารได้ทั้งหมด จนอาจกลายเป็นการสื่อสารฝูงชน ปากต่อปาก หรือก่อให้เกิดข่าวลือ จนการสื่อสารไม่เป็นความลับ หรือแต่งเติมใส่ข้อมูลผิดได้ ดังนั้น การสื่อสารในโลกปัจจุบัน ที่ต้องระวังทั้งการสื่อสารต่อหน้า (Face to Face) การสื่อสารผ่านเครื่องมือสื่อสารผ่านสื่อ (medium) ทั้ง Internet, email, intranet, teleconference, ISDN, Line application, social media ต่าง ๆ ล้วนมีข้อดี ข้อเสีย จุดเด่น จุดด้อย ที่ต่างกัน หากการสื่อสารนั้นเป็นไปตามระบบ 3 ประการ 1) one up + one down คือ สื่อสารหนึ่งระดับ ขึ้นบน หรือ ลงล่าง ไม่ข้ามระดับ 2) one man, one boss คือ สื่อสารจากหัวหน้า/เจ้านาย คนเดียว ไม่มีหลายคนสื่อสาร 3) aware communication barriers เตรียมการในการลดอุปสรรคในการสื่อสารที่อาจเกิดขึ้น ท่านล่ะ ระมัดระวังในการสื่อสาร ไตร่ตรองให้ดีเพื่อให้ท่านเป็นนักสื่อสารที่ดี และเสริมให้กระบวนการบริการของท่านมีประสิทธิภาพดีเยี่ยมหรือยัง ด้วยความปรารถนาดี ผศ.ดร.กฤษฎา ตันเปาว์ |